Outlook vous permet d’avertir automatiquement vos interlocuteurs de votre absence, en rédigeant une réponse type qui leur sera envoyée comme un accusé de réception…
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Inutile que vos interlocuteurs vous inondent de mails lorsque vous n’êtes pas là, en vacances par exemple. Outlook vous permet de les avertir de votre absence en rédigeant une réponse type qui sera envoyée aux expéditeurs comme un accusé de réception.
Comment procéder ?
- Rédigez le texte de votre réponse type et enregistrez-le au format texte (‘Fichier‘ puis ‘Enregistrer sous‘ et sélectionnez ‘Texte seulement‘ dans le menu déroulant ‘Type de document‘).
- Ouvrez Outlook.
- Sélectionnez ‘Règles de message‘ puis ‘Courrier‘ dans le menu ‘Outils‘.
- Cliquez sur ‘Nouveau‘ pour créer une nouvelle règle.
- Précisez vos critères de sélection dans le premier cadre (‘Sélectionnez les conditions pour votre règle‘). Pour que le message avertissant de votre absence soit envoyé à tous les messages reçus, cochez l’option ‘Pour tous les messages‘.
- Dans le second cadre, cochez ‘Répondre en utilisant message‘.
- Dans le troisième cadre, sélectionnez la réponse de votre choix en cliquant sur ‘Message‘ (lien hypertexte). Recherchez alors la réponse type que vous avez préparée.
- Nommez votre nouvelle règle de message dans le dernier cadre et cliquez sur ‘OK‘.
- Vérifiez que votre nouvelle règle est bien cochée (cela signifie qu’elle est active).
- Cliquez sur ‘OK‘.
